Norsk Chihuahuaklubb

Retningslinjer for utstillingskomiteen

Retningslinjer for utstillingskomiteen i Norsk Chihuahuaklubb

  1. Utstillingskomiteen utnevnes og godkjennes av styret.
  2. Utstillingskomiteen skal minimum bestå av:
    1. Leder (Leder skal være kontaktperson for komiteen opp mot styret)
    2. Regnskapsansvarlig (utstillingskasserer)
    3. Sekretær
  3. Komiteen avholder møter etter behov. Leder er ansvarlig for å innkalle til møter/skypemøter. Det føres protokoll i beslutningssaker og referat fra møter. Utstillingskomiteen skal holde styret løpende oppdatert/orientert gjennom referat fra møter og gjennom leder.
  4. Utstillingskomiteen skal sette opp Årsberetning og budsjettforslag for utstillinger (rasespesialen, valpeskuer, evt. andre utstillinger arrangert i regi av NChK) og sende dette inn til styret innen 15. desember hvert år. Utstillingskomiteen er ansvarlig for å holde seg innenfor det vedtatte budsjettet. Løpende endringer basert på vedtak i komiteen, oppdateres kontinuerlig og distribueres til styret.
  5. Utstillingskomiteen er ansvarlig for å:
    1. Arrangere rasespesialen hvert år iht NKKs veiledning for arrangører av utstilling.
    2. Finne egnet sted (det må tas hensyn til geografisk beliggenhet for utstillingen) og sette opp dato for å avholde utstillingen i samarbeid med styret. Komiteen skal holde kontakt med andre chihuahuaklubber i Norden for om mulig å unngå utstillingskollisjoner.
    3. Hvis nødvendig, informere Politiet om ansamling.
    4. Sende invitasjoner til raseklubber (dersom det skal tillates deltagelse av andre raser)
    5. Skrive og sende søknader til NKK (evt. delegere til de som har tilgang til NKK’s dogweb arra)
    6. Kontakte dommere, ringekretærer og skrivere (ordne overnatting, reise og transport for alle ringpersonell)
    7. Legge ut info om sponsing av pokaler og følge opp.
    8. Bestille rosetter, pokaler/premier, sløyfer, utstyr, kritikkskjemaer, premielister, gaver, etc.)
    9. Annonsere utstillingen.  Dvs. utarbeide annonsen og sende til Chihuahuaposten og andre relevante tidskifter (Chihuahuabladet for eksempel), facebook og hjemmesiden.
    10. Finne sponsor(er) i samarbeid med styret
    11. Finne sponser(er) som kan sette opp stands på utstillingen.
    12. Klargjøre for webpåmelding og sette pris for påmelding til utstillingen (i NKKs dogweb arra)
    13. Administrere påmeldinger
    14. Utarbeide kataloger og PM (med veibeskrivelse)
    15. Sende ut PM og katalognr elektronisk og evt. manuelt til de som ikke har påmeldt via web.
    16. Lage ringsekretær kasser med sløyfer, katalog, premielister, kritikkskjemaer, kontorrekvisita, rosetter, premier, osv.
    17. Organisere bemanning, riggere, parkeringsvakter, inngangsvakter, sekretæriatet, kiosk, osv.
    18. Organisere at alt av utstyr kommer til/fra utstillingsplassen.
    19. Sette opp telt, rigge til ringene, rigge til kiosk og sekretariatet dagen før utstillingen
    20. Utføre utstillingen iht NKKs veiledning for arrangører av utstilling.
    21. Arrangere dommermiddager
    22. Ordne gaver til overstående personell (dommer og evt. ringsekretærer)
    23. Holde oversikt over påløpte kostnader, og sørge for at styrets kasserer og regnskapsfører mottar regnskapsoversikt og alle bilag.  Kjøregodtgjørelse og overnatting til dommere, ringsekretærer, skriver, funksjonærer og utstillingspersonell  betales ut iht vedtekter fra styret.
    24. Alle innbetaling og utbetalinger til kiosk, sekretariatet og salg av varer på selve utstillingsdagene skal dokumenteres nøyaktig på skjemaer utarbeidet for dette formålet.
    25. Rydde opp etter utstillingen
    26. Sende inn resultatene innen fristen til NKK
    27. Sende rosa kritikkskjemaer til alle deltagende klubber hvis aktuelt.
    28. Utføre vareopptelling
    29. Sluttføre regnskapet og sende til styret innen 1 måned etter utstillingen.
    30. Utføre en evaluering av utstillingen som sendes til styret.
  6. Dersom komiteen delegerer myndighet skal saksbehandlingsrutiner, prosedyrer og tidsfrister overholdes. Komiteen har ansvar og rett til å kontrollere at delegert ansvarsområde blir ivaretatt.
  7. For øvrig gjelder også retningslinjene for  de med tillitsverv i NChK





    Vedtatt av styret i NChk 15.01.2017.

Norsk Chihuahuaklubb

Top Desktop version